リニューアルのタイミングでサーバーを変更する場合があります。
サーバーを変更した場合、メールアドレスの変更がなくても、メールを送受信するメールソフトの設定の変更が必要になります。
サーバーを変更した場合に必要なメールソフトの設定を分かりやすくご説明したいと思います。
ネームサーバーの変更
ホームページを新しいサーバーに引っ越しする際には、ネームサーバーの変更をおこなわなければいけません。
ネームサーバーとは、あなたがお使いのドメインとサーバーとの紐づけを行うものです。
ドメインには「このドメインのホームページの情報はＡのサーバーに保存されています」という情報が設定されています。
それを「このドメインのホームページの情報はＢのサーバーに保存されています」といった情報に書き換えるのが「ネームサーバーの変更」です。
ネームサーバーを変更することで、新しいＢのサーバーに保存されたホームページがWeb上に表示されることになります。
なぜ、メールソフトの設定が必要なの？
あなたのサイトのドメインが〇〇.comというドメインだとします。
ネームサーバーを「このドメインのホームページの情報はＢのサーバーに保存されています」と変更すると、〇〇.comに関するデータは一般的には全てＢのサーバーで処理されます。（そうしない方法もありますが、ここでは説明を割愛します）
メールに関するデータもＢのサーバーで処理されることになります。
そのため、このネームサーバーを変更した際には、メールソフトの設定の変更も「Ｂのサーバーで処理するように！」という命令に書き換える必要があります。
メールソフトが「Ａのサーバーで処理するように！」という命令を出しても、処理することができずメールの送受信が行われないことになります。
メールソフトの設定に必要な項目
それでは、具体的にどのようにして「Ｂのサーバーで処理するように！」という命令をメールソフトに設定するのでしょうか。
「Ｂのサーバーで処理するように！」という命令は「メールアカウント」の設定で行います。
設定の内容には、以下のものがあります。
- 受信サーバー
- 送信サーバー
- ユーザ名
- パスワード
- ポート番号
受信サーバー、送信サーバーは、お使いのサーバーによって、それぞれ異なり指定されています。
例えば、弊社が推奨しているXサーバーでは、「○○.xsrv.jp」といった具合に、サーバー会社から、これで設定してくださいといった情報がありますのでそれを設定します。
ユーザー名は、メールアドレスです。
パスワードは、メールアドレスを取得した際に発行された、または任意に指定したパスワードです。
もし忘れてしまった場合はサーバーの管理画面から設定ができます。
メールアカウントの追加
メールアカウントの設定ですが、サーバーを引っ越しする際には、注意をしなければいけない重要なことがあります。
これまで使用していたアカウントはそのままにして、「新規でアカウントを追加」します。
これまで使用していたアカウントをすぐに削除してしまわないように注意して下さい。
あなたが使用しているメールアドレスをinfo@〇〇.comとします。
メールソフトにこれまで使用していた「info@〇〇.com」のアカウントの設定はそのままにして、新しくもう一つ全く同じ「info@〇〇.com」のアカウントを追加をします。
この追加した「info@〇〇.com」には新しいサーバーの情報を記入します。
つまり、お使いのメールソフトにinfo@〇〇.comのアカウントが2つ存在している状態になります。
（※ネームサーバーの変更前に、新しいアカウントを追加しますが、その時点で新しいアカウントではメールの送受信はできません。）
なぜ、古いアカウントを削除しないの？
新しいサーバーに切り替えたのであれば、古いサーバーの情報があるメールアカウントは要らないのではないかと思われるかもしれません。
なぜ、古いアカウントを削除せずに、しばらく２つのアカウントを使うのでしょうか。
それは、ネームサーバーの変更後、完全に変更されるまでに時間がかかるからです。
早い場合は数時間で送受信が可能になりますが、安定に2週間ほどを目安に考えてください。
ネームサーバーを書き換えて、新サーバーにアクセスができるようになっても、一部の回線からは旧サーバーを認識して旧サーバーのアカウントにメールが届く可能性があります。
そのため、2週間はネームサーバー変更後も旧サーバーの情報が設定されたアカウントは削除しないでください。
2週間ほど経過し、完全に新しいアカウントのみでメールの受信のみが行われるようになったことを確認したら、古いアカウントは削除します。
まとめ
いかがでしたでしょうか。
サーバーを変更することで、メールソフトの設定の変更も必要になるということをご理解いただけたのではないかと思います。
アカウントの設定方法も、お使いのメールソフトによって手順が異なります。
普段あまり使わない部分ですので、メールの受信はできるが送信ができないなどの問題が発生することもあります。
メールソフトの設定がうまくできない場合は、専門家に相談されるが良いと思います。
